Encore peu proposée par les cabinets d’expertise comptable, la mission de mise en paiement des factures d’achat de leurs clients exige des procédures rigoureuses pour sécuriser chaque étape.
Depuis la loi Pacte de 2019, les cabinets d’expertise comptable ont la possibilité de mettre en paiement les factures d’achat de leurs clients. Si la mission relève de la saisie comptable et ne demande pas de compétences techniques spécifiques, elle exige une rigueur quant à son organisation. « C’est une mission risquée car elle revient à gérer des flux financiers. C’est la raison pour laquelle les cabinets sont parfois hésitants à la proposer à leurs clients », assure Oriane Menard, expert-comptable, commissaire aux comptes et manager chez Rydge à Clermont-Ferrand, qui propose cette mission dans le cadre d’un package de services.
Process de workflow sécurisé
Pour mener à bien cette mission en toute sécurité, des procédures spécifiques ont été mises en place au sein du cabinet d’expertise comptable. « Nous utilisons un logiciel pour avoir une validation dématérialisée de la facture d’achat dans un process de workflow sécurisé pour aboutir à la validation finale de la mise en paiement de la facture par le dirigeant de l’entreprise. C’est lui au final qui valide la mise en paiement. Jamais le cabinet d’expertise comptable », insiste Oriane Menard. Plusieurs collaborateurs internes sont impliqués dans ce processus, pour sécuriser chaque étape. « Et éviter les risques de fraude ou de faux virement…, glisse-t-elle. La multivalidation est nécessaire et implique chaque intervenant. Nous avons même une procédure spécifique de vérification, avec appel téléphonique, en cas de changement de coordonnées bancaires. »
Un client rassuré
Rydge propose rarement cette mission seule. Elle s’effectue souvent dans le cadre d’un ensemble de services et de conseils auprès de l’entreprise cliente. « Elle peut également s’exercer de façon ponctuelle chez un de nos clients, lorsque le comptable quitte son entreprise qui se retrouve alors temporairement en difficulté sur ce volet pourtant stratégique pour la continuité de son activité. Des retards de paiement des fournisseurs peuvent mettre en péril la production de l’entreprise. »
L’intérêt pour l’entreprise réside ainsi dans la bonne gestion de ses relations fournisseurs avec des échéances respectées et une sécurisation dans la procédure de paiement des factures. « Le client est rassuré, explique Oriane Menard. Plusieurs professionnels de notre cabinet sont toujours disponibles pour ce poste stratégique pour le bon fonctionnement de son entreprise. »
Du côté des collaborateurs comptables du cabinet, ils ont parfois besoin d’être convaincus de l’intérêt de cette mission de saisie très opérationnelle. « C’est une façon pour eux d’appréhender le fonctionnement d’une entreprise et de répondre à ses besoins d’accompagnement globaux sur la partie administrative et comptable. »
L’arrivée de la facturation électronique ne remet pas en cause ce service mais permettra une simplification dans la remontée des informations, toujours en s’appuyant sur la multivalidation qui sécurise les échanges.